Email con il dominio del sito: perché conta e come impostarla bene

Hai un sito con il tuo dominio, ma ai clienti scrivi da un indirizzo Gmail o Libero. Funziona, certo. Ma per un’attività è una di quelle piccole cose che costano più di quanto sembri: in fiducia, in controllo e, spesso, in email che non arrivano.

Perché un indirizzo con il tuo dominio conta

Fiducia. [email protected] dice subito chi sei e conferma il sito. Un indirizzo generico, soprattutto se poco formale, fa sorgere il dubbio: è davvero l’azienda o qualcuno che la imita?

Controllo. L’indirizzo è legato al dominio, che è tuo. Puoi cambiare fornitore di posta senza cambiare indirizzo, e se un collaboratore lascia l’attività la sua casella resta dell’azienda, non di un suo account personale.

Consegna. Con i record giusti (li vediamo sotto), i server di posta di chi riceve possono verificare che l’email parta davvero da te. È ciò che separa un’email affidabile da una che finisce nello spam.

Ordine. Puoi avere indirizzi per funzione, come info@, fatture@, supporto@, anche se in realtà arrivano tutti alla stessa casella.

Privacy e GDPR. Se tratti dati di clienti via email, ti serve un fornitore che offra un accordo sul trattamento dei dati (DPA). I servizi di posta per aziende lo prevedono; con un account personale è molto meno chiaro.

Di cosa hai bisogno

1. Un dominio, che probabilmente hai già per il sito.
2. Un fornitore di posta per aziende. Le scelte più comuni sono Google Workspace, Microsoft 365 e Zoho Mail. Alcuni hosting includono caselle email nel piano. Esistono piani gratuiti o da pochi euro al mese per piccole attività: confronta i limiti (spazio, numero di caselle, accesso da Outlook o dall’app del telefono).
3. Accesso alla gestione DNS del dominio: dal registrar (dove hai comprato il dominio) o da un servizio come Cloudflare, se il DNS è gestito lì.

I quattro record DNS da impostare

Il fornitore ti darà i valori esatti. Quello che conta è sapere a cosa servono.

MX: dove arriva la posta. Dicono al mondo quale server riceve le email per il tuo dominio. Senza MX corretti, la posta non arriva affatto.

SPF: chi può spedire per te. Un record TXT che elenca i server autorizzati a inviare email a nome del tuo dominio. Attenzione: deve essercene uno solo. Due record SPF separati sono un errore comune e invalidano il controllo.

DKIM: la firma. Il tuo fornitore firma ogni email con una chiave; nel DNS pubblichi la chiave pubblica per verificarla. Spesso va attivato anche nel pannello del fornitore, oltre che pubblicato nel DNS: controlla che risulti attivo.

DMARC: cosa fare con chi finge di essere te. Dice ai server di destinazione come trattare le email che non superano i controlli. Di solito si introduce per gradi: prima solo in osservazione, poi, quando tutte le tue email superano i controlli, chiedendo ai server di mettere da parte i messaggi sospetti. Andare troppo in fretta può mandare nello spam anche le tue email, quindi conviene farlo con attenzione.

Prova prima di dirlo ai clienti

• Invia un’email reale (con oggetto e testo veri, non “test”) a un servizio come mail-tester.com: ti dà un punteggio e ti dice cosa manca.
• Invia un’email a una tua casella Gmail o Outlook e controlla che non finisca nello spam.
• Imposta il nome mittente (per esempio il nome dell’attività) e una firma con nome, sito e contatti.

Se all’inizio finisci nello spam

È normale per un dominio che non ha mai inviato email: i filtri non lo conoscono ancora. Se i controlli tecnici sono a posto:

• chiedi a chi la riceve di segnarla come “Non spam” e di aggiungerti ai contatti;
• invia email vere a persone vere, che rispondono: è il segnale più forte;
• evita invii massivi nelle prime settimane.

La reputazione si costruisce in poche settimane di uso normale.

Un errore da evitare quando cambi DNS

Se sposti la gestione del DNS (per esempio quando cambi hosting o passi a Cloudflare), ricopia tutti i record della posta prima di cambiare i nameserver: MX, SPF, DKIM e DMARC. Se ne manca uno, la posta può smettere di arrivare o finire nello spam, e spesso ce ne si accorge giorni dopo.

In breve

Un indirizzo con il tuo dominio, quattro record DNS impostati bene e qualche settimana di invii normali: è un lavoro di un’ora che fa sembrare l’attività più seria e fa arrivare le tue email dove devono.